1. Srozumitelná adresa
Příjemce by měl z vaší adresy vyčíst, kdo mu píše. Nejlepší adresa je ve formátu jmeno.prijmeni@nazevfirmy.cz. Zdrobněliny a přezdívky před zavináčem jsou nevhodné.

2. Jasný předmět
Pokud do e-mailu neuvedeme předmět, antivirový program jej může vyhodnotit jako spam. Také příjemce pohlíží na takový e-mail s nedůvěrou. Předmětem se snažíme vystihnout podstatu sdělení.

3. Oslovení
Píšete-li konkrétní osobě, je vhodné oslovit jí jménem, titulem či funkcí ( Vážená paní Nováková, Vážený pane inženýre, Vážený pane řediteli ). Neutrální oslovení „Dobrý den“ použijte, když nevíte přesně, na koho se obracíte.

4. Vlastní text
Se čtením litanií dnes ztrácí čas málokdo. Text vašeho sdělení by měl být proto stručný a výstižný. Posíláte-li podrobné informace, připojte k e-mailu přílohu.

5. Přílohy
Na každou přílohu upozorněte v těle zprávy, aby si byl adresát jist, že ji může beze strachu otevřít.

6. Podpis
K samotnému jménu a funkci bychom měli připojit i název firmy a oddělení, které zastupujeme spolu s kontakty: Poštovní adresou podniku, telefonem, e-mailem a případně odkazem na firemní web. Všechny údaje lze přednastavit v e-mailové schránce jako automatický podpis.